Décryptage de l’ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales
et de l’exercice des compétences des collectivités locales et des établissements publics locaux afin de faire face à l’épidémie de covid-19
Fiche 2 L’ADAPTATION DES MODALITES DE REUNION DES ASSEMBLEES LOCALES
Parmi les mesures destinées à favoriser la continuité de l’action des collectivités territoriales et de leurs groupements pendant la durée de l’état d’urgence adoptées en Conseil des Ministres le 1er avril 2020, figurent plusieurs dispositions adaptant, pour la durée de l’état d’urgence, les règles de fonctionnement des assemblées locales.
Abaissement du quorum au tiers des membres en exercice présents ou représentés
L’article 10 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 avait déjà abaissé, pour la durée de l’état d’urgence, le quorum requis pour délibérer valablement au sein des organes délibérants des collectivités locales et de leurs groupements au tiers de leurs membres en exercice présents, en lieu et place de la moitié. L’article 2 de l’ordonnance réécrit cette disposition et prévoit que le quorum – maintenu au tiers des membres en exercice – s’apprécie en fonction des membres non seulement présents, mais également représentés. C’est à dire en intégrant les procurations.
Par ailleurs les membres de ces instances peuvent être porteurs de deux pouvoirs.
Si le quorum n’est pas atteint, l’organe délibérant est à nouveau convoqué à trois jours au moins d’intervalle et peut alors délibérer valablement sans condition de quorum.
Ces dispositions s’appliquent aux organes délibérants des collectivités locales et EPCI, mais également à leurs aux commissions permanentes des départements et régions ainsi qu’aux bureaux des EPCI.
Aménagement de la périodicité des réunions de l’assemblée délibérante
L’obligation trimestrielle de réunion de l’organe délibérant des collectivités locales est quant à elle suspendue pendant la durée de l’état d’urgence (art. 3 al. 1).
Parallèlement, dans l’optique affichée de faciliter le contrôle de l’assemblée délibérante sur l’exécutif, aux pouvoirs considérablement renforcés pendant la durée de l’état d’urgence, l’ordonnance abaisse à un cinquième de l’effectif de l’assemblée – au lieu de la moitié ou du tiers -la proportion de membres nécessaire pour provoquer une réunion. Toutefois, un même conseiller ne peut présenter une telle demande qu’une fois par période de deux mois (étant précisé que pour les conseillers départementaux et régionaux une telle demande ne sera pas comptabilisée au titre des articles L. 3121-10 et L. 4132-9, qui limitent à une par semestre, les demandes de réunion pouvant être présentées par ces élus).
Saisi d’une demande de réunion par un cinquième des conseillers, l’exécutif est alors tenu d’organiser, par tout moyen à sa disposition, une réunion de l’organe délibérant dans un délai maximal de six jours, le cas échéant selon les modalités spécifiques mises en place pour la durée de l’état d’urgence, présentées ci-après.
Possibilité de suspension des commissions consultatives
Toujours dans la préoccupation de simplifier le processus décisionnel, l’article 4 de l’ordonnance autorise l’exécutif à ne pas saisir les commissions consultatives et conseils internes prévus par le Code général des collectivités territoriales des affaires qui leur sont habituellement ou légalement soumises préalablement à la décision.
Afin d’assurer néanmoins l’information de ces instances a posteriori, s’il use de cette faculté, le maire ou le président de la collectivité sera tenu de leur transmettre par tout moyen les informations relatives aux affaires sur lesquelles elles n’ont pas été consultées ainsi que les décisions prises dans ces matières.
Des modalités de réunion et de décision de l’organe délibérant aménagées
Possibilité de tenir des réunions à distance
Par dérogation aux dispositions de droit commun, qui imposent en principe la réunion de l’organe délibérant au siège de la collectivité ou de l’EPCI, l’article 6-I de l’ordonnance autorise, pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire, l’organisation des réunions de l’organe délibérant par visio ou audioconférence. La même possibilité est ouverte pour les réunions de la commission permanente du conseil départemental et régional ainsi que pour les réunions du bureau des EPCI.
En vue de la première réunion de l’organe délibérant, il appartiendra à l’exécutif de transmettre par tout moyen à sa disposition les convocations aux conseillers, en leur précisant les modalités techniques de réunion retenues. Afin de sécuriser juridiquement les décisions à venir, il conviendra de veiller à ce que les mentions de la convocation soient les plus précises et détaillées possibles afin que les conseillers municipaux soient mis à même d’exercer leur mandat de manière effective. Le mode de convocation retenu devra également permettre d’attester la date d’envoi des convocations pour anticiper d’éventuels contentieux.
A l’occasion de la première réunion de l’organe délibérant, celui-ci devra adopter une délibération déterminant les modalités d’identification des participants aux séances, d’enregistrement et de conservation des débats, ainsi que les modalités de vote.
Par ailleurs, lors des réunions à distance, le quorum est apprécié en fonction des membres présents dans le lieu de réunion, mais également de ceux présents à distance.
Enfin la publicité des séances des organes délibérants des collectivités et EPCI sera réputée assurée par l’accessibilité des débats en direct de manière électronique.
Adaptation des modes de scrutin
Dans le contexte particulier des séances à distance, les modalités de scrutin sont adaptées. Les décisions ne peuvent ainsi être adoptées qu’au scrutin public (art. 6-II). Celui-ci peut être organisé soit par appel nominal, soit par vote électronique dans des conditions garantissant sa sincérité. En cas de partage, la voix du maire ou du président est prépondérante.
Le résultat du vote est ensuite proclamé par le maire ou le président et reproduit au procès-verbal avec le nom des votants.
La dématérialisation des séances ne permettant pas l’organisation d’un vote au scrutin secret, lorsqu’une telle demande est adoptée, le maire ou le président est alors tenu de reporter ce point de l’ordre du jour à une séance ultérieure, qui ne pourra pas se tenir à distance.
Un assouplissement des modalités de transmission des actes au contrôle de légalité
Afin de faciliter l’entrée en vigueur des décisions, l’ordonnance assouplit également pour la durée de l’état d’urgence sanitaire, les modalités de transmission au contrôle de légalité des délibérations et des décisions prises par les exécutifs locaux. En sus des modes habituels de transmission – papier et dématérialisé, via le système d’information @ctes –, dont l’utilisation peut se poursuivre, l’article 7 de l’ordonnance autorise la transmission des actes par messagerie électronique aux préfectures.
Afin d’être régulière, cette transmission devra être effectuée à partir d’une adresse électronique dédiée permettant d’identifier la collectivité émettrice, vers une autre adresse électronique également dédiée (messagerie fonctionnelle de la préfecture) permettant d’en accuser réception de (cet accusé de réception contenant la date de réception de l’envoi électronique ainsi que la désignation de la préfecture réceptrice).
Chaque envoi ne pourra contenir qu’un seul acte, dont l’objet et la date devront être spécifiés ainsi que les nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone de la personne en charge du suivi de l’acte.
Modalités de publicité des actes des collectivités locales
A titre dérogatoire enfin, pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire, la publicité des actes règlementaires des collectivités locales et EPCI pourra être assurée uniquement sous forme électronique. Pour être valable, il conviendra que les actes soient publiés en ligne dans leur intégralité, dans un format non modifiable et qu’ils puissent être téléchargés.
Une vigilance particulière devra donc être de mise en cette période, dès lors que cette seule publication sur le site Internet de la collectivité ou de l’EPCI déclenchera les délais de recours, sans que ne soit requise la preuve de leur affichage ou publication sous forme papier. Etant rappelé que selon les règles de droit commun, la publication sous forme électronique est en principe dépourvue d’effets juridiques.
La faculté ainsi ouverte aux collectivités ne remet cependant pas en cause les modalités de publicité de droit commun – affichage et publication papier – qui pourront donc se poursuivre pendant la période d’état d’urgence.
Il importe néanmoins d’indiquer que l’ordonnance n° 2020-305 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables devant les juridictions de l’ordre administratif a suspendu les délais de recours expirant entre le 12 mars 2020 et un délai d’un mois après la fin de l’état d’urgence – soit à ce jour le 25 juin 2020, en l’état de l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19). Ces délais recommenceront à courir pour leur durée initiale, dans une limite de durée de deux mois, à compter de cette date.
